Case Study · Raportowanie · Operations
192 godziny pracy miesięcznie odzyskane w jednym procesie raportowym.
Proces wymagający pracy ośmiu osób przez trzy dni każdego miesiąca został przeprojektowany i zautomatyzowany end-to-end — od pobrania danych po wygenerowanie 52 raportów i ich dystrybucję.
Efekt biznesowy
192 h
zaoszczędzone miesięcznie
Mniej pracy ręcznej, mniej ryzyka błędów i szybszy cykl raportowania.
WYZWANIE
Proces był powtarzalny, czasochłonny i podatny na błędy.
Każdego miesiąca osiem osób poświęcało trzy pełne dni na przygotowanie raportów. Zespół ręcznie aktualizował dane, generował 52 pliki PDF i wysyłał 52 wiadomości do właściwych odbiorców.
8 osób
zaangażowanych w proces każdego miesiąca
3 dni
pracy manualnej na osobę w cyklu raportowym
52 + 52
raporty PDF oraz wiadomości wymagające poprawnej dystrybucji
Podejście
Najpierw proces. Potem technologia.
Rozwiązanie nie polegało na zautomatyzowaniu jednego kroku. Cały przepływ został rozłożony na elementy, a następnie zbudowany od nowa jako jeden spójny workflow.
Źródło danych
Python
SharePoint
Power BI
Power Automate
Rozwiązanie
Automatyzacja od pobrania danych do wysyłki raportu.
Python pobierał dane z wewnętrznego źródła i zapisywał je w SharePoint.
Power Automate uruchamiał odświeżenie danych w Power BI.
Kolejny przepływ korzystał z pliku konfiguracyjnego, aby filtrować raporty dla 52 krajów, generować odpowiednie pliki PDF i zapisywać je w SharePoint.
Na końcu system automatycznie wysyłał spersonalizowane wiadomości z właściwym załącznikiem do odpowiednich odbiorców.
Rezultat
Mierzalna poprawa operacyjna.
Najważniejszym rezultatem nie była sama automatyzacja, lecz uwolnienie zasobów zespołu i usunięcie ryzyka związanego z ręcznym przygotowaniem oraz dystrybucją raportów.
192 h
odzyskane co miesiąc
52
raporty generowane automatycznie
52
automatyczne wysyłki do właściwych odbiorców
„To przykład procesu, w którym największa wartość nie wynikała z jednego narzędzia, tylko z przeprojektowania całego przepływu pracy.”
Masz podobny problem?
Jeśli Twój zespół co miesiąc wykonuje tę samą ręczną pracę, warto policzyć jej koszt.
Podczas krótkiej rozmowy możemy przyjrzeć się jednemu procesowi i sprawdzić, czy istnieje realny potencjał uproszczenia lub automatyzacji.