Case Study · Biuro rachunkowe · E-commerce
Proces, który wymagał jednej dedykowanej osoby, został zautomatyzowany.
Połączyłam dane z Fakturowni, Stripe, PayPal, Przelewy24, WebToLearn i WooCommerce w jeden proces, który dopasowuje płatności do faktur i przygotowuje dane do rozliczenia banku w Comarch Optima.
Efekt biznesowy
1 etat
proces wcześniej wymagał dedykowanej osoby.
Dziś automatyzacja wykonuje dopasowania, a księgowy pracuje na przygotowanym zestawieniu.
WYZWANIE
Sprzedaż była rozproszona pomiędzy wiele systemów.
Biuro rachunkowe obsługiwało klienta e-commerce korzystającego z kilku kanałów sprzedaży i płatności. Dane potrzebne do rozliczenia banku nie znajdowały się w jednym miejscu, dlatego wcześniej jedna osoba ręcznie pobierała, porównywała i łączyła transakcje z fakturami.
Wiele źródeł danych
Fakturownia, WooCommerce, Stripe, PayPal, Przelewy24, WebToLearn i Publigo.
Ręczne dopasowania
Płatności trzeba było porównywać z dokumentami sprzedażowymi i identyfikować wyjątki.
Dedykowana osoba
Cały proces był na tyle czasochłonny, że wymagał osobnego wakatu po stronie klienta.
Architektura rozwiązania
Zamiast ręcznie szukać zgodności, system robi to automatycznie.
Rozwiązanie składa się z warstwy pobierania danych w Pythonie oraz Excela, który konsoliduje informacje, dopasowuje płatności do faktur i wskazuje wyjątki wymagające uwagi księgowego.
Fakturownia
Stripe
PayPal
Przelewy24
WebToLearn
WooCommerce
Publigo
Python – pobranie i przygotowanie danych
Power Query – matching, kontrola i wyjątki
Excel
– podgląd danych
Comarch Optima
– księgowanie
Jak działa proces
Od danych źródłowych do gotowej pracy dla księgowego.
Automatyzacja nie zastępuje decyzji księgowej. Zdejmuje z zespołu pracę polegającą na ręcznym łączeniu danych i przygotowuje uporządkowany materiał do księgowania.
01
Pobranie danych
Skrypt Python pobiera dane z Fakturowni, Stripe, PayPal, Przelewy24 i WebToLearn.
02
Połączenie źródeł
Power Query w Excelu łączy pobrane dane z informacjami z WooCommerce.
03
Dopasowanie
Płatności są łączone z fakturami, a system przygotowuje zestaw do rozliczenia banku.
04
Kontrola wyjątków
Excel wskazuje brakujące faktury oraz faktury bez odpowiadających im przelewów.
Kontrola, nie tylko automatyzacja
System pokazuje również to, czego brakuje.
W procesach księgowych największą wartością nie jest samo „połączenie danych”. Równie ważne jest szybkie wykrywanie wyjątków.
Brak faktury
System wskazuje płatności, dla których nie znaleziono odpowiadającego dokumentu.
Faktura bez przelewu
System wykrywa dokumenty, dla których brakuje odpowiadającej płatności.
Rezultat
Księgowy przestał być operatorem Excela.
Po wdrożeniu automatyzacja wykonuje pracochłonne łączenie danych i przygotowuje wynik. Księgowy koncentruje się na właściwym zadaniu: księgowaniu i obsłudze wyjątków, które rzeczywiście wymagają wiedzy księgowej.
1 etat
proces wcześniej wymagał dedykowanej osoby
7 źródeł
danych połączonych w jeden workflow
Automatyczny matching
płatności, faktury i wyjątki w jednym zestawieniu
„Celem nie było zautomatyzowanie księgowości. Celem było usunięcie pracy, do której nie była potrzebna wiedza księgowego.”
Technologie
Narzędzia dopasowane do procesu.
Rozwiązanie wykorzystuje istniejące systemy klienta zamiast wymuszać migrację do jednej nowej platformy.
Python
Excel – Power Query
Comarch Optima
Fakturownia
WooCommerce
Stripe
WebToLearn
Przelewy24
PayPal
Publigo
Dla biur rachunkowych i e-commerce
Masz klienta, przy którym księgowa co miesiąc ręcznie łączy sprzedaż, płatności i faktury?
Możemy zacząć od jednego procesu. Mapuję źródła danych, ręczne kroki i wyjątki, a następnie sprawdzamy, co da się uprościć lub zautomatyzować bez zmieniania całego systemu księgowego.